Antworten, solange die Anfrage aktuell ist.
Sie prüfen einen vorbereiteten Antwortentwurf, statt bei null anzufangen. Anweisungen geben Sie per Text oder Sprache, auch vom Smartphone.
KI-Büroassistent für Handwerk und Dienstleister
Weniger Büro nach Feierabend. Mehr Zeit für Ihren Betrieb.
Der Arbeitstag ist vorbei, aber das Postfach wartet noch? Ihr KI-Büroassistent hilft, aus Kundenanfragen Antwortentwürfe und Angebote zu erstellen. Abgestimmt auf Ihre Leistungen, Ihre Kommunikation und Ihre freigegebenen Kalkulationsdaten.
Zuerst Bedarf und Umfang klären. Ihre Anfrage ist noch kein Auftrag.
Technologien, mit denen wir arbeiten
Die Bewegung pausiert bei Mauszeiger oder Tastaturfokus.
Damit nach der Arbeit nicht noch ein Bürotag beginnt
Anfragen bearbeiten. Ohne jeden Text neu zu schreiben.
Den Auftrag kalkulieren. Nicht schätzen.
Der Assistent weist auf fehlende Angaben hin. Das System berechnet Material, Arbeitskosten und Marge nach Ihren bestätigten Daten und Regeln.
Absprachen finden, ohne lange zu suchen.
Kontakte und Vorgangshistorie stehen in einem gemeinsamen Panel bereit. Sie sehen leichter, was der Kunde braucht und was bereits besprochen wurde.
Eine gute Antwort sollte nicht bis zum Feierabend warten müssen.
Wenn Kunden mehrere Betriebe vergleichen, kann eine zeitnahe, konkrete Antwort das Gespräch eröffnen, bevor die Entscheidung fällt. Der Assistent hilft bei der Vorbereitung. Ob daraus ein Auftrag wird, hängt auch von Leistung, Preis, Termin und Vertrauen ab.
Von der Anfrage zum Angebot
Wie unterstützt ein KI-Büroassistent E-Mails und Angebote?
Beispielhafter Ablauf für einen Dienstleistungsbetrieb. Illustration, kein Screenshot der Anwendung und kein Kundenergebnis.
- 01
Die Anfrage kommt an
Ein Kunde bittet um ein Angebot für Malerarbeiten im Büro. Sie ergänzen die Nachricht oder eine Notiz. Nach Einrichtung einer Postfachanbindung kann der Assistent auch E-Mails zur Bearbeitung vorsortieren.
- 02
Fehlende Angaben werden geklärt
Fläche, Wandzustand oder Wunschtermin fehlen? Der Assistent weist darauf hin und hilft bei den Rückfragen. Details können Sie auch per Sprache ergänzen.
- 03
Entwurf und Kalkulation entstehen
Die KI formuliert. Das System berechnet Positionen aus bestätigten Mengen, Preisen, Arbeitskosten und Marge. Aus dem vorbereiteten Umfang entsteht ein PDF-Angebot.
- 04
Sie prüfen vor dem Versand
Sie kontrollieren Leistungen, Beträge, Termine und Formulierungen. Antworten und Angebote müssen vor dem Versand geprüft werden. Die Vorgangshistorie bleibt verfügbar.
KI-Assistenten für Ihren Betrieb anfragen
Zuerst Bedarf und Umfang klären. Ihre Anfrage ist noch kein Auftrag.
Ihr Betrieb, Ihre Regeln
Die KI formuliert. Das System rechnet. Sie geben frei.
Ein KI-Büroassistent unterstützt die betriebliche Korrespondenz und Angebotserstellung mit hinterlegtem Firmenwissen. Wir richten ihn auf Ihre Leistungen, Abläufe und Kosten aus. Ein Panel ist auf Smartphone und Computer nutzbar.
- KI-Assistent
- Bereitet Nachrichtentwürfe vor, ordnet den Leistungsumfang und weist auf fehlende Informationen hin.
- Kalkulationssystem
- Berechnet Material, Arbeitskosten und Marge nach vereinbarten Regeln und bestätigten Eingabedaten.
- Inhaber oder Team
- Prüft Angaben, Bedingungen und das fertige Angebot. Die KI ersetzt keine fachliche Beurteilung des Auftrags.
Falsche Eingaben können weiterhin zu einer falschen Kalkulation führen. Bestätigte Preise, ein aktueller Leistungsumfang und die Prüfung vor dem Versand gehören deshalb zum Ablauf.
Individuell eingerichtet
Wir beginnen mit Ihrem Arbeitsalltag.
- 01
Die passenden Aufgaben auswählen
Wir besprechen typische Anfragen, Ihre Angebotserstellung, Nutzerzahl und das bestehende E-Mail-System.
- 02
Firmenwissen und Regeln festlegen
Leistungen, Tonalität, Preislisten, Kosten und Kalkulationsregeln werden geordnet. Integrationen und Datenzugriffe stimmen wir gemeinsam ab.
- 03
An vereinbarten Beispielen testen
Wir prüfen Antworten und Kalkulationen mit Ihnen, passen die Einrichtung an und übergeben das Panel. Den Umfang der laufenden Betreuung vereinbaren wir im Angebot.
Was kostet ein KI-Büroassistent?
Sie erhalten ein individuelles Angebot nach Prüfung Ihres Ablaufs. Funktionen, Postfachanbindung, Kalkulationsregeln und Nutzerzahl bestimmen den Aufwand. Einrichtung, laufender Betrieb und Modellnutzung werden vor dem Start getrennt ausgewiesen. Den Termin vereinbaren wir im Leistungsumfang.
Für welche Betriebe lohnt sich die Prüfung?
Wiederkehrende Anfragen und individuelle Angebote
Handwerk, Renovierung, Installation, Reinigung und andere Dienstleistungen, bei denen Inhaber oder kleine Teams Kundenarbeit und Büroarbeit verbinden. Besonders, wenn Angebotsdaten heute an mehreren Stellen liegen.
Den Umfang zuerst klären
Unbeaufsichtigter Angebotsversand, ein vollständiges ERP oder der Ersatz Ihrer gesamten Buchhaltung gehören nicht automatisch dazu. Weitere Integrationen und Prozesse benötigen eine gesonderte Abstimmung.
Bevor KI in Ihrem Büro mitarbeitet.
Was ist der Unterschied zu einem normalen KI-Chat?
Ein allgemeiner KI-Chat hilft beim Schreiben, benötigt aber den passenden Kontext. Hier richten wir Firmenwissen, Kontakte, Vorgangshistorie und Kalkulationsregeln für Ihren vereinbarten Ablauf ein. Sie beauftragen eine auf Ihren Betrieb abgestimmte Lösung.
Versendet der Assistent E-Mails und Angebote selbstständig?
Antworten und Angebote müssen vor dem Versand geprüft werden. Der Assistent erstellt Entwürfe; Sie oder eine berechtigte Person prüfen Inhalt, Umfang und Beträge. Unbeaufsichtigter Angebotsversand ist in diesem Umfang nicht vorgesehen.
Kann ich Angebote mit KI und meinen eigenen Preisen erstellen?
Das System verwendet bestätigte Daten und festgelegte Regeln für Material, Arbeitskosten und Marge. Die KI hilft beim Leistungsumfang und bei fehlenden Angaben; das System übernimmt die Berechnung. Mengen, Preise und Bedingungen prüfen Sie vor dem Versand.
Kann ich Nachrichten per Sprache am Smartphone vorbereiten?
Ja. Sie können Anweisungen per Text oder Sprache geben. Der Assistent hilft daraus einen Nachrichtenentwurf zu erstellen. Das Panel ist auf Smartphone und Computer verfügbar. Vor dem Versand prüfen Sie den Inhalt.
Lässt sich mein bestehendes E-Mail-Postfach anbinden?
Mit einer eingerichteten Postfachanbindung kann der Assistent Nachrichten zur Bearbeitung vorsortieren. Anbieter, Verbindung, Berechtigungen und Umfang prüfen wir vor dem Angebot. Eine ungeprüfte Kompatibilität mit jedem E-Mail-System versprechen wir nicht.
Was passiert mit Kundendaten und Zugriffsrechten?
Vor dem Start vereinbaren wir Datenumfang, Hosting, Modellanbieter, Zugriffsrechte und erforderliche Datenschutzregelungen. Ein vollständiger Postfachzugriff ist keine Voraussetzung für das Erstgespräch. Beschreiben Sie Ihren Ablauf zunächst ohne Kundendaten.
Erstellt der Assistent ein PDF-Angebot?
Ja. Aus dem vorbereiteten Leistungsumfang und der Kalkulation entsteht ein PDF-Angebot. Dokumentaufbau und Firmendaten stimmen wir bei der Einrichtung ab. Sie prüfen das Angebot vor dem Versand.
Ersetzt das System meine Buchhaltung oder ein ERP?
Nein, es konzentriert sich auf Korrespondenz, Vorgänge und die Vorbereitung von Angeboten. Buchhaltung, Rechnungsstellung und weitere Systeme bleiben eigenständige Aufgaben, sofern keine zusätzliche Integration vereinbart wurde.
Beginnen wir mit Ihrem Arbeitsalltag
Was hält Sie am längsten im Büro auf?
Beschreiben Sie kurz, wie Sie Anfragen und Angebote heute bearbeiten. Wir prüfen, wo ein Assistent Ihren Betrieb entlasten kann, und klären den Umfang für Ihr Angebot.
Ihre Abläufe
Umfang vor dem Angebot
Persönlicher Kontakt
Unverbindliche Klärung des Bedarfs. Bitte keine Kundendaten oder vertraulichen E-Mail-Inhalte übermitteln.